Komunikacja w zespole #4 : praca zdalna i hybrydowa
Wstęp
Do tej pory większość opisywanych przeze mnie tematów w kontekście komunikacji co prawda jest uniwersalna, ale zdecydowanie lepiej działa, gdy prowadzimy dialog twarzą w twarz z drugą osobą. Aktualna sytuacja zarówno na świecie (wciąż mamy pandemię koronawirusa), jak i generalnie na rynku (firmy coraz częściej działają w trybie w pełni zdalnym, otwierają się na pracowników setki kilometrów od głównej siedziby, lub prowadzą tryb hybrydowy, czyli część czasu spędzana w biurze, a część zdalnie). To buduje zarówno wiele możliwości (łatwiej znaleźć pracowników, nie ograniczamy się geograficznie, oszczędzamy na przestrzeni biurowej), ale i problemów. I o nich warto trochę pomyśleć, a jednocześnie rozważyć możliwe rozwiązania.
Komunikacja niewerbalna na odległość
Jak już wspominałem w pierwszej części cyklu, w komunikacji nie jest istotna sama treść, ale również mimika i gestykulacja. Wciąż, nie jest tak, że treść to tylko 30% komunikatu. Istotna jest spójność treści i formy w jakiej przekazujemy informacje. Jak więc można to ogarnąć na odległość? Tutaj sprawa jest dość prosta: kamerki.
Naciskajcie na to, by jednocześnie widzieć się i słyszeć. Gdy komunikujemy się przez czysty tekst, nie jesteśmy w stanie często wykryć sarkazmu, tonalności, czy ładunku emocjonalnego, jaki chce nam przekazać rozmówca. Z kolei gdy komunikujemy się tylko głosowo, co prawda część z tych problemów mamy rozwiązanych, ale nadal odczytanie wielu subtelności w komunikatach wymaga od nas dodatkowego wysiłku. Dzięki temu, że się widzimy i słyszymy nie musimy się domyślać wielu rzeczy, więc warto zainwestować w ten typ komunikacji i zapewnić pracownikom kamerki do komunikacji.
Konieczność pokazywania się na kamerze ma jeszcze jedną zaletę i jednocześnie wadę, w zależności od tego, z jakim charakterem mamy do czynienia. Wiele osób w trakcie pandemii lub pracując zdalnie przestaje o siebie dbać, rzadko kiedy przebiera się z piżamy czy szlafroka, a nawet rzadziej bierze prysznic. Świadomość tego, że ktoś może nas widzieć w obiektywie kamery niektórych ludzi motywuje do tego, by utrzymać nawyki takie, jakby chodziło się do biura. I tego właśnie niektóre typy osobowości potrzebują nie dość, by wydajnie pracować, ale i by mieć łatwiejsze rozdzielenie czasu pracy i wolnego. Jeżeli nie fizycznie to przynajmniej mentalnie jest to dla wielu osób bardzo istotne.
Wadą tego oczywiście jest dla niektórych typów osobowości jest obawa przed byciem ocenianym, stres związany z tym pokazywaniem ludziom siebie i / lub swojej przestrzeni prywatnej. Istnieje oczywiście możliwość wymazania tła, jeżeli ktoś ceni sobie prywatność swojego domostwa, gorzej jednak jeżeli ktoś ma problem z uruchomieniem kamerki w ogóle. Na pewno nie należy takiej osoby przymuszać i piętnować, ale można np. na start zarządzić, że najkrótsza regularna rozmowa w ciągu dnia, czyli popularne w wielu systemach pracy daily jest z obowiązkową kamerką lub też na początku rozmowy lider czy szef sam włącza kamerkę i prosi o to innych. W ten sposób można powoli oswajać osoby nieprzekonane do pomysłu. Ważne, żeby nie działo się to drogą przymusu, który wyzwoli naturalny opór i może to pociągnąć za sobą innych by jednak z kamerek nie korzystać.
Tato, chodź poskładać ze mną dinozaura!
Rzadko kiedy ludzie mają luksus posiadania osobnego, zamkniętego pomieszczenia do pracy. Nawet jeśli tak jest, to i tak posiadanie potomstwa często pociąga za sobą różne efekty w trakcie pracy zdalnej. Częstymi są, oczywiście, przerwy by zająć się dzieckiem, tudzież w trakcie rozmów, możemy napotkać w kamerce u współpracownika niespodziewanego gościa.
I tutaj znów konieczna jest współpraca. Z jednej strony pracodawca / lider / koledzy z zespołu powinni wykazywać się zrozumieniem. Zwłaszcza, jeżeli u kogoś dziecko jest bardzo małe lub na etapie, na którym ciężkie jest do zaakceptowania, że rodzic potrzebuje teraz godziny ciszy. Dziecko jest centrum wszechświata rodzica i nie można z tego powodu go karać lub wymagać naruszania tych priorytetów.
Z drugiej strony, pracownik może zawsze starać się ze swoim partnerem ustalić godziny, w którym naprzemiennie zajmują się dziećmi, o ile jest taka możliwość. Z kolei gdy niemożliwe jest posiadanie cichego czasu / kącika na czas spotkań istnieje aktualnie wiele rozwiązań technicznych które skutecznie wytłumiają dźwięki z otoczenia, dzięki czemu minimalizujemy ryzyko przeszkadzania reszcie zespołu w trakcie spotkań.
Przynależność do stada
Człowiek jest zwierzęciem stadnym, stąd, nawet jeżeli się do tego nie przyznaje, potrzebuje mieć poczucie istnienia w zespole i bycia w nim zauważonym. Stąd istotne jest, aby w trakcie komunikacji firmowej nie zapominać o pracownikach w zależności od szczebla hierarchii i obszaru ekspertyzy. Dla wielu osób bardzo dotkliwe jest poczucie bycia pominiętym czy zignorowanym, a o to znacznie łatwiej, gdy nie komunikujemy się twarzą w twarz.
Stąd odpowiedzialnością po stronie struktury jest tworzenie odpowiednich grup komunikacyjnych, które zabezpieczą nas przed umykaniem istotnych informacji. Z pewnością istotna jest też struktura regularnej komunikacji, krótkie spotkania codzienne na szczeblu zespołu, cotygodniowe spotkania liderów z szefem, comiesięczne podsumowania dla wszystkich, by mieć poczucie bycia częścią czegoś większego. To wszystko również pozytywnie wpływa na budowanie zespołu.
Bardzo istotnym elementem jest też poczucie bycia zauważonym. To jest problem, który podnosi Mark Darrah w swoim materiale o pracy hybrydowej. Ważne jest, by mieć kanały komunikacyjne, w których developerzy będą mogli pochwalić się swoją pracą, odebrać informację zwrotną nie tylko od przełożonego, a nawet zebrać, wydawałoby się mało istotnego “lajka” od współpracowników.
Ma to podwójną, a nawet potrójną korzyść. Po pierwsze, pracownik otrzymuje odrobinę uwagi, która może motywować go do lepszej pracy. Po drugie, dostaje dodatkową informację zwrotną, która może wskazać braki, a tym samym ostatecznie ulepszyć jego pracę. Po trzecie, przełożony i szef jest w stanie zauważyć wartość takiego pracownika, a tym samym będzie mógł go w przyszłości lepiej ocenić i docenić.
Tryb hybrydowy
Tryb hybrydowy jest ciekawym rozwiązaniem, które może łączyć zalety zarówno pracy zdalnej jak i biurowej. Przykładowo pierwsze 2 dni tygodnia w biurze pozwalają dokonać wszelkich koniecznych ustaleń i planów, a kolejne 3 zdalnie pozwolą na pracę we własnym rytmie w domowym zaciszu. Sam podejmując się dodatkowych projektów często działałem w trybie dojeżdżania do klienta na 2–3 dni by ustalić zakres zadań.
Mimo najlepszych chęci szybka komunikacja przez Internet co prawda ma się coraz lepiej, ale nic nie zastąpi osobistego kontaktu z drugim człowiekiem i możliwości skonfrontowania pomysłów na żywo. Wielu ludzi ma wręcz blokadę komunikacyjną jeżeli nie mają drugiej osoby obok i nie otwierają się tak bardzo jakby mogli. Wszystko to zależy oczywiście od charakteru i chemii w zespole, ale nawet w trakcie pandemii wielu znajomych gdy tylko miała możliwość wolała zebrać się przy jednej tablicy i dokonać koniecznych ustaleń projektowych.
Tutaj można napotkać problem, jeżeli część pracowników z różnych powodów nie chce lub nie może uczestniczyć w spotkaniach na żywo. Należy wtedy zapewnić równy dostęp do kontaktu przez chociażby streamowane sesje online, gdzie część osób spotyka się na żywo, a część dołącza do zespołu zdalnie jednocześnie widząc i mając realny wpływ na przebieg ustaleń. Takie zapobieganie wykluczeniu jest bardzo istotne zarówno dla budowania więzi w zespole jak i produktywności całej firmy.
Socjalizowanie się przed monitorem
Spotykanie się współpracowników poza godzinami pracy potrafi być kolejnym czynnikiem potęgującym zażyłości w zespole. Oczywiście łatwiej jest praktykować takie spotkania na żywo, natomiast co zrobić by pracownicy mieli przestrzeń do luźniejszej dyskusji niekoniecznie w kontekście pracy?
Dróg tutaj jest wiele i również wymagają one eksperymentowania, bo nie każde rozwiązanie pasuje do każdego zespołu. Częstym i jednym z popularniejszych wśród zapalonych graczy jest wspólna rozgrywka online. Wspólne gildie w MMO, mecze w CSa, Apexa czy inne sieciowe gierki są zdecydowanie dobrą opcją, ograniczoną ze względu na limity graczy w danym tytule.
Innym są piątkowe spotkania na luzie przed monitorem, gdzie każdy przynosi swój ulubiony trunek i gada o wszystkim i o niczym na firmowym komunikatorze. To rozwiązanie dla osób, którym nie przeszkadza kolejna godzina lub dwie przed monitorem. Pozwala zaadresować w bardziej nieformalnym trybie różne przemyślenia i problemy, poznać innych współpracowników lub po prostu na luzie porozmawiać na dowolny temat. Wiele osób może jednak mieć poczucie straty czasu i jednoczesnego przymusu ze względu na te spotkania co zdecydowanie nie pomaga w pozytywnym nastawieniu do tego typu aktywności.
Ostatnim wyjściem, które jest raczej działaniem w skali mikro, nie makro… to coś, co sam stosuję i nazywam Gorzkie Żale. Każdego dnia ustalamy z zespołem że przeznaczamy sumarycznie godzinę na: podsumowanie dnia, konsultacje wewnątrz zespołu by rozwiązywać problemy lub adresować sprawy innych w całej firmie. Natomiast poza tym, przeznaczamy sobie bufor czasowym w którym możemy rozmawiać o wszystkim. Czemu tak i czemu codziennie? Po pierwsze: pozwala to na mówienie o rzeczach na gorąco i rozwiązywaniu znacznie sprawniej problemów tu i teraz. Po drugie, wyrabia nawyk komunikacyjny i poczucie otwartości, gdzie możemy się swobodnie dzielić przemyśleniami. Dlatego też nie odkładamy problemów na potem i nie pozwalamy im “leżakować” i “gnić w kącie” aż zaczną faktycznie być toksyczne. W tym czasie też zdarza się nam gadać o nowych grach czy spostrzeżeniach na branżę czy o jakichkolwiek innych sprawach, spisujemy swoje złote myśli i suchary, itp.
Nie widzę tutaj jednego rozwiązania i nie uważam, że istnieje jedyne słuszne. Wydaje mi się, że istotnym jest by eksperymentować i próbować własnej drogi, która jest odpowiednia dla całej grupy.
Podsumowanie
Praca zdalna to szereg nowych możliwości oraz wyzwań, zaadresowałem tu zaledwie kilka, a zapewne znajdzie się ich znacznie więcej. Niezależnie od tego wszelkie problemy wymagają wyrozumiałości i chęci po obu stronach. Warto próbować i szukać rozwiązań odpowiednich nie tylko dla siebie, ale takich, które będą przemawiały do większości grupy. Tylko wtedy sprawimy, że praca na odległość będzie co najwyżej inną formą komunikacji, a nie niedogodnością, problemem czy przeszkodą.
Jeżeli podoba Ci się ten blog, zapisz się do newslettera, a będziesz na bieżąco! Zapraszam także na mój profil na Facebooku, Twitterze, Instagramie oraz do subskrypcji kanału YouTube oraz Spotify, gdzie znajdziecie wersje podcastowe podsumowań tygodnia i felietonów.
Źródła
https://www.amazon.com/Together-Better-Little-Book-Inspiration/dp/1591847850
Harvard Business Review — Mike Walsh — The Key to Building a
Successful Remote Organization? Data.
